Vind snel en gemakkelijk jouw topstage of baan!

Management Assistent

bij Regio Talent  -  Alkmaar
Baan
0
7
25-03-2020

Over deze vacature

Wat ga je doen?

Als Management Assistent vervul jij een spilfunctie in de PALLAS organisatie. Je ondersteunt het Management Team (MT) en de managers die verantwoordelijk zijn voor de verschillende deelprojecten. Daarnaast geef je leiding aan het secretariaat (2 fte), assisteer jij bij de HRM portefeuille en ben je verantwoordelijk voor huisvesting en alle daaraan gerelateerde facilitaire zaken.

Je rapporteert in deze rol rechtstreeks aan de HR Manager.

In jouw rol als Management Assistent zorg jij ervoor dat iedereen in de organisatie gestructureerd het werk uit kan voeren. Samen met het secretariaatsteam ga jij aan de slag om collega’s en afdelingen te ondersteunen. Je probeert collega’s te ontlasten waar mogelijk en dat wordt gewaardeerd!
Je bent het eerste aanspreekpunt voor PALLAS. We kunnen dan ook oprecht zeggen dat jij, samen met jouw collega’s binnen het secretariaat, het visitekaartje bent!

Een greep uit de diverse werkzaamheden:

  • Binnen de organisatie ben je een verbindingsschakel tussen in- en externe stakeholders;
  • Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging van bijeenkomsten, waaronder die van de Raad van Toezicht (RvT) en het MT;
  • MT jaarplan opstellen, up-to-date houden en actiepunten bewaken;
  • De agenda’s van de directie worden door jou efficiënt beheerd;
  • Je beheert de secretariaatsmailbox, prioriteert de werkzaamheden en verdeelt deze binnen jouw team;
  • Bezoekers ontvangen en registreren;
  • Internationale reizen boeken voor collega’s;
  • Organiseren van in- en externe vergaderingen;
  • Je bent verantwoordelijk voor de huisvesting en regelt allerhande facilitaire zaken;
  • Je levert een belangrijke bijdrage aan het “up to date” houden van het Document Management Systeem (DMS);
  • Aansturen van het secretariaatsteam en het voeren van performance management gesprekken. 
     

Wie zoeken wij? 

Je bent een nuchtere, professionele en praktische persoonlijkheid die zich snel en zelfstandig de organisatie en materie eigen maakt. Je stelt de juiste prioriteiten en plant de dag zo efficiënt mogelijk. Vanzelfsprekend neem je de juiste initiatieven, schakelt snel en bent flexibel. Je communiceert op heldere en directe wijze en denkt probleemoplossend.

Als Management Assistent ben je in staat om structuur aan te brengen en werk je op deze manier mee aan het verder professionaliseren van de PALLAS organisatie.

  • Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring opgedaan binnen een soortgelijke functie;
  • Je kunt uitstekend plannen, organiseren en prioriteiten stellen en beschikt over een “hands-on” mentaliteit;
  • Je voelt je verantwoordelijk voor een goede en constructieve sfeer op de werkvloer;
  • Zowel in het Nederlands als in de Engelse taal is jouw mondelinge en schriftelijke communicatie uitstekend;
  • Je bent veiligheidsbewust, kwaliteitsbewust, klantgericht en resultaatgericht;
  • Je kunt uitstekend overweg met het Microsoft Office pakket; ervaring in Sharepoint en/of AFAS Profit is een pré.
     

Voor wie ga je werken?

PALLAS’ missie is unieke oplossingen bieden voor nucleaire medicijnen en onderzoek. Daarvoor hebben wij een veilige en ‘state-of-the-art’ productiefaciliteit voor ogen. Deze zal ’s werelds grootste producent van medische isotopen voor radiofarmaceutische producten zijn, en een spil in medisch nucleair onderzoek. De PALLAS-reactor dient ter vervanging van de Hoge Flux Reactor (HFR) in Petten, waarvan het einde van de levensduur nadert. PALLAS is verantwoordelijk voor het verkrijgen van een vergunbaar ontwerp, voor het aantrekken van private investeerders, de bouw en de in bedrijfstelling van de reactor.

Locatie

Alkmaar

Contactpersoon

Saskia Schrama
T: (072) 5124 763
E: s.schrama@regiotalent.nl

Vaardigheden die je moet bezitten

  • Engels
  • Klantgericht
  • Organiseren
  • Plannen
  • Nederlands
  • Veiligheidsbewust
  • Kwaliteitsbewust
  • Resultaatgericht
  • Gestructureerd
  • Prioriteiten stellen

Wil je solliciteren op deze stage?

Login of maak snel je account aan. TalentZ maakt een slimme match tussen jou en het bedrijf! Zo zie je direct of deze stageplaats bij jou past!

Vacature eigenschappen

  • HBO/WO
  • 10 - 50 medewerkers
  • Fulltime
  • € 4000 p/m
  • Secretaresse
  • Management assistent
  • Office Management

Deel deze vacature